Pagamentos
A gestão de pagamentos no NDD Elog é realizada de forma automatizada, seguindo regras financeiras configuradas no sistema. Essas regras determinam quando um documento está apto para faturamento e como o pagamento será processado, garantindo maior controle e eficiência no fluxo financeiro.
Acesse: Menu Pagamentos > Gestão de pagamentos
Gestão de pagamentos
O processo de pagamento tem início na tela de Conciliação e auditoria, com a validação dos documentos de transporte (CT-e), que devem estar autorizados pela SEFAZ e consistentes com o planejado. Esses documentos serão analisados conforme regras financeiras predefinidas, que determinam se estão aptos para inclusão em faturas.
Os documentos aprovados para faturamento são exibidos na tela Gestão de pagamentos, onde podem ser agrupados e organizados para a emissão das faturas.
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Algumas das principais funcionalidades da gestão de pagamentos permitem aprovar, bloquear, desbloquear e gerar faturas e cada documento passa por diferentes situações.
Ações disponíveis
Aprovar: libera documentos em operação para pagamento.
Mover para pagável: transfere documentos de "em operação" para "pagável" no processo manual.
Mover para em operação: retorna documentos de "pagável" para "em operação", permitindo reaplicação das regras de pagamento.
Bloquear: impede que um documento seja faturado.
Desbloquear: reverte um bloqueio aplicado anteriormente.
Gerar fatura: agrupa documentos selecionados em uma fatura.
Situações
Em operação: documento em validação, ainda não apto para pagamento.
Pagável: pronto para inclusão em uma fatura.
Em faturamento: processo de geração de fatura em andamento.
Em pagamento: documento em processamento de pagamento.
Pago: documento quitado.
Bloqueado: documento impedido de ser faturado.
Suspenso: temporariamente inativo para faturamento.
Após a conciliação dos documentos, o NDD Elog verifica se o documento atende às condições necessárias para entrar em uma fatura. Se sim, ele é encaminhado para a tela Gestão de faturas, onde é possível visualizar todos os documentos que estão prontos para serem faturados.
Acesse: Menu Pagamentos > Gestão de faturas
Gestão de faturas
A geração da fatura pode ser automática ou manual.
Automáticas: o sistema gera a fatura automaticamente após a execução da regra.
Semi-automáticas: requerem intervenção manual para a geração da fatura.
As regras financeiras determinam quando e como os documentos devem ser faturados. Seu registro deve ser feito com atenção aos detalhes.
Acesse: Menu Configurações > Pagamento
As regras de pagamento definem o processamento e pagamento de documentos fiscais, configurando critérios de faturamento, prazos e condições. Elas automatizam ou semiautomatizam a liberação de faturas e agrupam documentos conforme tipo e prestador de transporte, permitindo diferentes formas de faturamento e datas de vencimento.
Não será possível adicionar duas regras com as mesmas configurações nos seguintes casos:
grupo de prestadores de transporte e tipo de documentos;
grupo de prestadores de transporte, tipo de documento e filiais.
Nesta rotina é definido se a execução será automática ou semi-automática:
Automática: a fatura é gerada e liberada para pagamento assim que a entrega é confirmada. Os documentos em operação passam para “pagável”, a fatura é criada e fechada automaticamente.
Semi-automática: a fatura é gerada, mas requer liberação manual. Os documentos em operação tornam-se “pagáveis” e a fatura é criada automaticamente.
Também é feita a seleção dos tipos de documentos fiscais que serão incluídos na regra, como CT-e, por exemplo.
Dias após emissão: define em quantos dias corridos após a emissão o documento de transporte ficará disponível para pagamento.
IOD: requer o recebimento das informações da carga para disponibilizar o documento para pagamento.
POD: requer a prova de entrega para disponibilizar o documento para pagamento.
Aprovação manual: exige aprovação manual para liberar o pagamento do documento.
Liberação de pagamento: quando ativo, considera o evento de pagamento recebido do TMS.
Não é obrigatório preencher filiais, porém regras com filiais vinculadas são priorizadas.
O grupo de prestadores de transporte é definido pelo CNPJ raiz ou por prestadores autônomos. Nesse caso, a fatura incluirá documentos de todos os vinculados, permitindo múltiplos prestadores. Para pessoas jurídicas, segue-se o CNPJ do grupo; se ausente, a fatura será gerada para cada CNPJ do prestador.
A aba faturamento permite configurar as regras de agrupamento, definindo como os documentos de transporte serão organizados na fatura. As opções Agrupamentos por DPS, Limitações máximas por fatura e Regras data base são exibidas apenas quando o Envio de pré-fatura está ativado.
Envio de pré-fatura: ao marcar esta opção será criada a fatura automaticamente e disponibilizado o documento de pré-fatura para o prestador.
Recepção de fatura de cobrança: ao marcar esta opção não será gerada a fatura automaticamente, e aguardará a recepção do documento de cobrança do prestador.
Ambas as configurações de cobrança podem ser ativadas simultaneamente. Nesse caso, o NDD Elog gera a pré-fatura, a disponibiliza ao prestador de transporte e aguarda o retorno do documento de cobrança para realizar a conciliação.
Regra data base pagamento – define a data de geração da fatura, preenchida quando o documento de transporte se torna pagável, conforme as regras cadastradas em Configurações > Pagamentos > Data de vencimento.
Regra data base vencimento – define a data limite para pagamento da fatura, conforme as regras cadastradas em Configurações > Pagamentos > Data de pagamento.
Limitações - as faturas podem ser limitadas por valor ou quantidade de documentos. Ao atingir cada limitador, a fatura será separada em um novo arquivo.
Agrupamento: permite agrupar documentos para faturamento.
Fatura apenas documentos desta regra: define se apenas os documentos vinculados à regra serão faturados, impossibilitando que outras regras façam o faturamento.
Cada fatura pode conter um ou mais documentos e seu valor total é a soma dos valores dos documentos incluídos. A fatura não é um documento físico, mas sim um agrupamento de registros para fins de pagamento. Caso sua empresa utilize o módulo Pagamento eletrônico, a etapa de pagamento é automatizada, reduzindo erros operacionais e garantindo agilidade e segurança nas transações financeiras.
O status "Liberada para Pagamento" ocorre ao fechar a fatura do tipo normal e o parâmetro de "Recepcionar Apontamentos de Pagamento" nas configurações gerais, estiver desativado, tal ação gera número e série para fatura e altera o status para liberada para pagamento, porém a mesma continua em faturamento.
O status "Aguardando Apontamento" ocorre ao fechar fatura com parâmetro "Exigir Confirmação de Pagamento no Fechamento da Fatura" nas configurações gerais, estiver ativado, tal ação gera número e série para fatura e altera o status para aguardando apontamento, até que sejam recepcionados os apontamentos de amortização da fatura.
O número e série gerados no momento do fechamento da fatura são informações cadastradas na filial. Caso essas informações não forem cadastradas na filial, é gerada com base no primeiro documento da fatura;
Não é permitido fechar uma fatura com algum documento com status "inativo"(cancelado, anulado, substituído)
A aba "Impostos" mostra a soma dos impostos que compõe a fatura. É somado os impostos de cada DPS no caso de transportador ETC Normal ou ETC Equiparado. No caso do transportador TAC o imposto é gerado na criação da fatura e a fatura faz o rateio dos impostos para os seus DPSs.
Se o módulo Pagamento eletrônico estiver contratado, o pagamento será feito por uma instituição financeira homologada pela ANTT, após a geração da fatura. O sistema envia automaticamente os dados da fatura para essa instituição, que realiza o pagamento diretamente na conta do motorista ou da transportadora. Para motoristas autônomos, o valor é depositado em uma conta digital; já para transportadoras, o pagamento é processado por meio do RP (Responsável pelo Pagamento).